Jak udostępnić kalendarz w programie Outlook

Szukasz łatwego sposobu na udostępnienie swojego kalendarza w Microsoft Outlook? Niezależnie od tego, czy pracujesz nad projektem zespołowym, czy musisz koordynować z kimś innym, ten przewodnik pokaże, jak to zrobić. Nauczymy Cię, jak udostępniać kalendarz w programie Outlook, korzystając z wersji komputerów stacjonarnych i internetowych programu Outlook. I jako bonus otrzymasz wskazówki dotyczące zarządzania uprawnieniami kalendarzowymi.

3. W karcie Home wybierz kalendarz udostępniania w prawej górnej części paska narzędzi.

4. Outlook przedstawi listę kalendarzy możliwych do udostępniania. Pamiętaj, że nie wszystkie skonfigurowane kalendarze w programie Outlook można udostępniać.

5. Kliknij kalendarz, który chcesz udostępnić, aby go wybrać.

6. Nowe okno dialogowe otworzy się z właściwościami kalendarzowymi. Wybierz Dodaj, aby dodać użytkowników.

7. Z listy kontaktów (zazwyczaj książka adresowa) wybierz, z kim będziesz udostępniać kalendarz. Zacznij pisać nazwisko osoby, a Outlook wypełni jej adres e -mail.

8. Dodane osoby będą miały domyślne poziomy uprawnień do udostępniania. Możesz teraz wybrać je indywidualnie i zmienić ich poziom dostępu, gdy zobaczysz dopasowanie.

Jak udostępnić kalendarz Outlook na stronie internetowej

Nadal możesz udostępnić swój kalendarz za pomocą witryny Outlook, jeśli używasz urządzenia bez aplikacji Microsoft Outlook. Oto jak:

1. Otwórz preferowaną przeglądarkę internetową i wpisz Outlook.na żywo.com na pasku adresu. Zaloguj się do swoich poświadczeń.

2. Wybierz ikonę kalendarza w menu po lewej stronie.

3. Wybierz kalendarz, który chcesz udostępnić i kliknij prawym przyciskiem myszy.

4. Jeśli ten konkretny kalendarz można udostępnić, będziesz mieć opcję udostępniania i uprawnienia. Kliknij to.

5. Pojawi się nowe okno dialogowe. Wpisz adres e -mail osoby, z którą chcesz udostępnić kalendarz. Jeśli odbiorca jest w Twoich kontaktach, aplikacja internetowa Outlook zaoferuje listę, z której możesz wybrać wiadomości e -mail.

6. Po dodaniu użytkowników możesz ustawić ich poziomy uprawnień. Wybierz pomiędzy można wyświetlić wszystkie szczegóły i można edytować z rozwijanego menu.

7. Wybierz Udostępnij.

Zrozumienie poziomów zgody

Podczas udostępniania kalendarza programu Outlook z kimś musisz ustawić poziom zgody, wykonując kroki opisane powyżej. Możesz pozostawić go w Domyślnie lub zmienić na jedną z oferowanych opcji. Istnieje pięć opcji, jeśli korzystasz z aplikacji komputerowej i tylko dwóch opcji, jeśli udostępniasz swój kalendarz za pośrednictwem strony internetowej. Aby dokładnie dowiedzieć się, który poziom zgody na wybór, musisz je zrozumieć.

Pamiętaj, że jeśli chcesz bardziej szczegółowych poziomów uprawnień, musisz je ustawić za pomocą aplikacji Desktop Outlook. Wersja internetowa ma ograniczone opcje; Możesz ustawić tylko wszystkie szczegóły lub edytować. Oznacza to, że twoi koledzy będą mogli albo zobaczyć wszystkie elementy kalendarza w pełnych szczegółach, albo będą mogli je zobaczyć i edytować.

Może oglądać, kiedy jestem zajęty

Jest to domyślny poziom uprawnień, a jeśli zdecydujesz się na jej nie zmienić, to właśnie odbiorca będzie automatycznie. Twoi współpracownicy, z którymi udostępniłeś swój kalendarz, będą mogli go otworzyć i sprawdzić, czy jesteś dostępny, zajęty, poza biurem, czy też umówisz się.

Może oglądać tytuły i lokalizacje

Jeśli chcesz pokazać więcej szczegółów odbiorcom kalendarza, wybierz opcję „Can wyświetl tytuły i lokalizacje”. Chociaż daje to dostęp do ograniczonych szczegółów, twoi koledzy mogą teraz zobaczyć lokalizację i tytuły (lub tematy) twoich spotkań. Możesz nazwać niektóre ze swoich spotkań jako prywatne spotkania, a one nie pokażą lokalizacji i tytułu. Zamiast tego zostaną wyznaczone prywatne, nawet podczas korzystania z tego poziomu pozwolenia.

Może wyświetlić wszystkie szczegóły

To ustawienie poziomu uprawnień pozwoli odbiorcom zobaczyć pełne dane i wszystkie elementy kalendarza. Oprócz spotkań i spotkań, zobaczą także uczestników, notatki i załączniki.

Może edytować

Ten poziom uprawnień pozwoli Twoim współpracownikom zmienić kalendarz programu Outlook. Będą mogli dodać lub usunąć twoje spotkania. Ale nie będą mogli otrzymać za ciebie wniosków o spotkanie, ani nie będą w stanie odpowiedzieć na zaproszenia na spotkanie.

Delegat

Prawdopodobnie będziesz chciał przypisać ten poziom zgody na kogoś godnego zaufania. Pozwoli im to w pełni poradzić sobie ze wszystkimi spotkaniami, wizytami i zaproszeniami. Kiedy przypisujesz komuś uprawnienia, możesz wybrać, czy dać mu uprawnienia do obsługi prywatnych spotkań. Ale aby sfinansować te opcje kalendarza programu Outlook, musisz przejść do ustawień konta.

Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do pliku w lewym górnym rogu aplikacji Outlook.

2. Na karcie Informacje Wybierz Ustawienia konta.

3. Znajdź opcję dostępu do delegata

4. Skonfiguruj opcje delegata. Możesz wybrać prośby o spotkanie, aby dostarczyć tylko delegatom, ale otrzymasz ich kopie. W drugiej opcji będzie tylko Twoi delegaci otrzymujący wnioski o spotkanie. Trzecia opcja wyśle ​​wnioski o spotkanie zarówno do Ciebie, jak i Twojego delegata.

Ważne jest, aby wiedzieć, że nie można ustawić całej organizacji lub użytkowników zewnętrznych jako delegatów. Ten poziom uprawnień jest zarezerwowany tylko dla określonych użytkowników lub grup. Delegaci będą mieli pełny dostęp do wszystkich elementów kalendarzowych, więc wybierz ostrożnie, do kogo chcesz przypisać ten poziom uprawnień.

Udostępnianie kalendarza w programie Outlook to świetny sposób na utrzymanie wszystkich na tej samej stronie. Podążając za tymi prostymi krokami, możesz łatwo podzielić się swoim kalendarzem i mieć spokój, wiedząc, że wszyscy są w tym samym harmonogramie. Czy masz inne wskazówki dotyczące udostępniania kalendarzy w programie Outlook? Daj nam znać w komentarzach!